Necessites contractar personal? Com fer un procés de selecció més senzill

"Necessito incorporar algú però no sé per on començar." "Les entrevistes les faig jo, total, què té de difícil?" "Al final decideixo per com m'ha caigut la persona." "No tinc temps per preparar res, improviso sobre la marxa."

Si ets empresari, autònom amb equip o responsable d'una pime, segur que et sona alguna d'aquestes frases. Contractar personal és una de les decisions més importants per a qualsevol negoci i, tanmateix, moltes vegades s'aborda sense gaire organització: es publica una oferta, arriben currículums, es fan algunes entrevistes més o menys improvisades i, al final, es decideix més per intuïció que per una comparació real entre candidats. El resultat és previsible: processos que s'allarguen més del necessari, entrevistes poc útils i contractacions que no sempre surten com s'esperava.

En aquest article repassem, pas a pas, com muntar un procés de selecció de personal per a pimes que sigui senzill i ordenat: des de definir el perfil que necessites fins a comparar candidats amb criteri, sense oblidar els errors més habituals i quan et pot compensar comptar amb ajuda per contractar personal.

1. Abans de començar: defineix bé el perfil que necessites

Un dels errors més habituals en contractar empleats és començar a buscar candidats sense tenir clar, per escrit, quin perfil necessita realment l'empresa. Abans de publicar res convé respondre unes quantes preguntes: quines tasques farà la persona en el seu dia a dia, quins coneixements o quina experiència són realment imprescindibles i quins són només desitjables, quin nivell d'autonomia s'espera d'ella i quin encaix ha de tenir amb l'equip existent.

Dedicar-hi una estona al principi —encara que sembli que resta temps— estalvia després moltes entrevistes poc útils i currículums que mai no encaixaven amb el que de veritat es buscava.

2. Com preparar una oferta d'ocupació

Amb el perfil clar, el pas següent és traduir-lo en una oferta que atragui els candidats adequats i filtri, des del principi, els qui no encaixen. Una bona oferta d'ocupació sol incloure:

• Un títol clar i realista del lloc, sense adorns que generin expectatives equivocades.
• Una breu descripció de l'empresa i de l'equip al qual s'incorporarà la persona.
• Les funcions principals del lloc, explicades de forma concreta.
• Els requisits imprescindibles, separats dels que són «un plus» però no eliminatoris.
• Les condicions bàsiques: jornada, modalitat (presencial, híbrida o remota), forquilla salarial si és possible i ubicació.
• Com i on inscriure's-hi, amb un procés d'inscripció senzill.

Publicar l'oferta en els canals adequats al teu sector i a la teva zona —portals d'ocupació, xarxes professionals, la teva pròpia web o fins i tot el boca-orella— també marca una diferència important en la quantitat i la qualitat de les candidatures que rebs.

3. Com revisar i filtrar candidats

Quan comencen a arribar currículums, convé tenir un criteri clar per fer una primera tria abans de convocar entrevistes. Revisar cada candidatura contrastant-la amb els requisits imprescindibles que vas definir en el perfil evita perdre temps amb perfils que, d'entrada, no encaixen.

Un contacte breu per telèfon o per escrit abans de l'entrevista presencial o per videotrucada també ajuda a confirmar disponibilitat, expectatives salarials i algun requisit clau, i descarta ràpidament qui no encaixa, sense necessitat de dedicar una entrevista completa a cada candidatura rebuda.

4. Com preparar les entrevistes

Definir el perfil, revisar candidatures, coordinar entrevistes, preparar-les, fer-les i comparar després els candidats és una feina que, ben feta, porta més hores de les que sembla a primera vista. Quan aquest procés es fa entre moltes altres tasques del dia a dia del negoci, és habitual que s'acabi retallant just la part de preparació, que és precisament la que marca la diferència entre una entrevista útil i una conversa agradable però poc reveladora.

Una entrevista improvisada tendeix a centrar-se en la simpatia del candidat més que no pas en si realment encaixa amb el lloc. Preparar abans un guió de preguntes, pensat específicament per al perfil que busques, ajuda a obtenir informació comparable de cada candidat i evita deixar-te portar només per la primera impressió.

5. Què preguntar en una entrevista

Improvisar preguntes sobre la marxa sol derivar en converses agradables però poc útils a l'hora de decidir. Preparar per endavant les preguntes clau per al lloc ajuda a obtenir informació realment comparable entre els diferents candidats entrevistats. Com a referència, en unes entrevistes de feina ben plantejades convé combinar diversos tipus de preguntes:

• Sobre experiència concreta: què ha fet abans la persona en situacions semblants a les que trobarà en el lloc.
• Sobre coneixements tècnics específics del lloc, quan siguin rellevants.
• Sobre organització i forma de treballar, sobretot si el lloc exigeix autonomia.
• Sobre encaix amb l'equip i amb la manera de treballar de l'empresa.
• Un espai final perquè el candidat pregunti el que necessiti: com respon també diu molt sobre el seu interès real pel lloc.

6. Com comparar candidats sense perdre temps

Després de diverses entrevistes de selecció és habitual acabar amb impressions soltes i poc comparables entre elles, sobretot si s'han fet en dies diferents i sense un mateix esquema. Decidir per endavant quins aspectes són realment rellevants per al lloc, i quin pes té cadascun, evita que la decisió final depengui només de l'última entrevista feta o de qui ha causat millor impressió en el moment.

Utilitzar els mateixos criteris de valoració per a tots els candidats, anotant-los just després de cada entrevista mentre la informació és fresca, facilita molt la comparació final. Una taula senzilla amb aquests criteris i una puntuació per candidat sol ser més que suficient per prendre una decisió amb més seguretat, sense dependre només de la memòria o de la sensació de l'últim dia.

7. Els errors més habituals de les pimes en contractar

Entre els errors més comuns en els processos de selecció de personal a les pimes hi ha: no tenir clar el perfil abans de començar a buscar, publicar ofertes poc concretes, fer entrevistes sense guió ni preguntes preparades, valorar només per la primera impressió o per «com ha caigut» la persona, no deixar temps suficient entre les diferents fases del procés, i no comunicar amb claredat als candidats en quin punt es troba la selecció.

És humà quedar-se amb la sensació de si el candidat «ha caigut bé» o no. El problema és que aquesta impressió, per si sola, diu poc sobre si la persona desenvoluparà bé el lloc. Recolzar-se en criteris objectius definits per endavant ajuda a equilibrar aquesta part més intuïtiva, i inevitable, de qualsevol entrevista.

8. Fer tu mateix el procés de selecció o comptar amb ajuda?

En moltes pimes i petits negocis, seleccionar personal és una tasca més que s'afegeix al dia a dia del propietari o d'algun responsable de l'equip, sense temps específic dedicat ni preparació prèvia. Funciona, fins que no funciona: una contractació equivocada surt cara, en temps, en diners i en l'ambient de l'equip.

No sempre és necessari, ni possible, tenir un departament de RRHH propi, sobretot en pimes i negocis petits. Fer-ho tu mateix té l'avantatge de conèixer de primera mà l'equip i la cultura de l'empresa, però també el risc que, en compaginar-ho amb la resta del negoci, la part de preparació i comparació de candidats —la que més temps consumeix i més valor aporta— acabi sent la primera a retallar-se.

Comptar amb suport extern per organitzar el procés, preparar les entrevistes i estructurar la valoració de candidats no vol dir deixar de prendre tu la decisió final: vol dir arribar a aquesta decisió amb més informació, millor organitzada, i amb menys temps invertit en les tasques administratives del procés mateix.

9. Quan pot compensar externalitzar el procés?

Externalitzar la selecció de personal no ha de ser una decisió de tot o res. Pot tenir sentit, per exemple, si necessites incorporar personal de manera puntual i no repetiràs el procés a curt termini, si la selecció se t'acumula amb la resta de tasques del negoci i no trobes el moment per dedicar-hi l'atenció que es mereix, o si simplement prefereixes centrar-te en la teva activitat principal i deixar en mans d'una altra persona la part més operativa del procés.

En aquests casos, comptar amb ajuda per contractar personal —ja sigui per a una fase concreta, com la primera tria o les entrevistes, o per a tot el procés de principi a fi— pot ser una opció pràctica, sense necessitat d'assumir el cost ni la complexitat de muntar un departament de RRHH propi.

10. Consells finals per contractar millor i estalviar temps

Per tancar, algunes idees que resumeixen el que hem vist fins aquí:

• Escriu el perfil abans de publicar res: t'estalviarà entrevistes innecessàries.
• Prepara l'oferta i les preguntes de l'entrevista amb temps, no la vigília.
• Utilitza els mateixos criteris per valorar tots els candidats, i anota'ls tot just acabar cada entrevista.
• No deixis passar massa temps entre fases: els bons candidats també reben altres ofertes.
• Si el procés et desborda, valora quines parts pots externalitzar sense perdre el control de la decisió final.

Com et pot ajudar HELPRO

A HELPRO ajudem empreses i pimes a organitzar els seus processos de selecció de personal a Tarragona, des de la definició del perfil fins a la preparació i realització d'entrevistes i la valoració dels candidats, perquè puguis incorporar la persona adequada amb més tranquil·litat i sense perdre temps en tasques que no són la teva especialitat.